Проблема

Клиент вел реестр оказываемых услуг в Excel. Каждый менеджер отдела открывал таблицу, анализировал ситуацию и назначал задачи сотрудникам. После чего, в конце дня, получал отчеты и сводил в одну таблицу. На утро цикл повторялся. Проблемы начались с ростом объема оказываемых услуг. Когда реестр Excel стал больше 7000 строк, операции по планированию стали очень ресурсоемкими, а также увеличился процент некорректной информации, возникшей в следствии постоянного ручного объединения пяти и более Excel-документов в одну таблицу.

Существующие CRM и ERP системы не решали потребности клиента ввиду специфики деятельности. Информационная децентрализация и высокий темп прироста новых заказов – бизнес триггер для заказчика. Нужен был инструмент, позволяющий перекрыть все нужды клиента, с возможностью подключать новые модули и интерфейсы в будущем.

Решение

В ходе серий интервью были выявлены существенные расхождения в понимании процессов со стороны руководства и рядовых сотрудников. В результаты были скорректированы все основные операции, связанные с создаваемым ПО. В связи с большим функционалом было принято решение воспользоваться методологией Agile и вести проект спринтами.

Основная сложность в разработке требований к интерфейсам заключалась в том, что у заказчика было 4 разных отдела и каждый со своей спецификой. После анализа процессов нами было предложено разработать конкретные интерфейсы для пользователей в зависимости от задач подразделений. В них заказчик также попросил отобразить фирменный стиль и бренд компании. После была создана база данных SQL, разработано и внедрено программное обеспечение на платформе .NET. К этому решению были добавлены автоматизированное формирование шаблонных документов и автоматизация направления запросов в государственные органы; автоматизация отчетности; внедрение task-трекера и реализована прогнозная модель для планирования работы отделов.

Результат

Интерфейсы ввода данных и выполнения всех задач сотрудниками сконструированы в жесткой привязке к бизнес-логике. Это позволило не только не тратить время на обработку реестров вручную, но и повысило скорость выполнения операций сотрудниками за счет адаптированных к их типовым задачам интерфейсов и инструкций, часть из которых была выполнена в видео формате.

За счет такой оптимизации руководители высвободили по 15 часов ежедневно, а сотрудники увеличили объем выполнимых задач более чем на 35%, что в итоге позволило сэкономить порядка 2 450 000 ₽ в год.