Проблема

Заказчик оказывает юридические услуги. В начале года в его базе было более 70 000 типовых дел. Проблема заключалась в том, что каждую неделю руководители отделов тратили огромное количество времени, порядка 10 часов еженедельно, для планирования работы своих отделов.

В компании был построен бизнес-процесс для каждого типа судебного разбирательства с эталоном и метриками эффективности. Задача руководителей состояла в еженедельной проверке текущих статусов дел, понимать на каком они этапе и делегировать сотрудникам необходимые задачи. Для этого они открывали базу данных всех текущих дел от 5 до 10 тысяч строк и более 30 колонок, и идентифицировали статус каждого дела, фильтруя их по различным параметрам. Кроме большого количества времени, которое занимало планирование, существовало еще две проблемы: высокая вероятность ошибки (что-то пропустить и не учесть) и очень большой период времени для обучения руководителей навыку планирования из-за специфики деятельности, что в свою очередь затрудняло масштабирование компании. Дополнительно возникала проблема планирования найма линейного персонала так как было непонятно, сколько задач и когда нужно будет выполнять каждую неделю. Заказчик хотел получить ПО, которое выполняло бы функции планировщика задач, с расчетом трудовых ресурсов для их выполнения.

Решение

После серий интервью было выявлено, что отсутствует четкий алгоритм действий при расстановке задач, а ресурсы нанимаются «впрок», без понимания реальной загруженности текущих работников. На основании этих выводов созданы условия планирования всех задач компании. Выработаны правила работы, которые влияют на необходимый результат. В итоге удалось построить четкую логику того, какая задача должна назначаться следующей к выполнению. Существующая база данных, позволила запустить автоматический скрипт считывания значений по определенным правилам и логике.

Спроектировано ПО для автоматического планирования, разработаны дополнительные интерфейсы и произведена интеграция в существующую инфраструктуру компании. Автоматизирован расчет показателей необходимого количества трудоресурсов для выполнения задач компании, а также отчет, сигнализирующий о расхождении с целевыми показателями эталонной модели.

Результат

Полностью автоматизировано планирование и приоритезация задач на основе стандарта. Исключены ошибки при выборе следующего этапа к выполнению. Освобождено более 20% времени руководителей отделов, что позволило сконцентрироваться на выполнении организационной работы и мероприятиях, направленных на дальнейшее достижение результата. Срок обучения планированию новых руководителей сократился с трех до одного месяца.

Сэкономлено более 1 000 700 ₽ в год. Созданный прогноз необходимых действий в трудочасах позволил более гибко комплектовать линейный персонал, что сэкономило более 1 000 000 ₽ в год. Также, благодаря решению, исключены ситуации, при которых руководитель в последний момент направлял заявку HR и персонал набирался в крайне сжатые сроки, что очень ограничивало выбор и требования к кандидатам.